O preço de um sistema de senha para atendimento raramente aparece no site do fornecedor, e isso não é acaso: o valor depende de volume de atendimentos, número de unidades, hardware e integração. Quem compara só a mensalidade ou o preço do totem compara a linha errada. O que decide o custo real é o custo total: assinatura ou licença, hardware, implantação, integração, treinamento, suporte e o preço de escalar para a próxima unidade. Este guia mostra os quatro modelos que existem no mercado, as linhas de custo que precisam entrar na conta e as perguntas que tornam propostas diferentes comparáveis. Não há aqui tabela de preços, porque nenhuma que pudesse ser verificada seria honesta.
Os quatro modelos de sistema de senha
| Modelo | Como o custo aparece | Onde ele costuma pesar depois | Costuma funcionar quando |
|---|---|---|---|
| Gratuito ou de código aberto | Zero de entrada | Limites de uso, suporte, hospedagem, tempo da equipe de TI, ausência de previsão e de relatórios | Uma operação pequena, com um ponto de atendimento e pouca necessidade de dados |
| Software local com licença | Licença inicial, muitas vezes com hardware | Manutenção, atualização, servidor próprio, custo por nova unidade | Ambiente fechado, sem acesso à nuvem, com equipe de TI própria |
| Totem e painel (hardware como eixo) | Investimento inicial por equipamento | Peças, impressora, manutenção, reposição, multiplicado por unidade | Público que precisa de retirada física do bilhete na entrada |
| SaaS em nuvem (assinatura ou por atendimento) | Recorrente, proporcional ao uso | Franquia de volume, reajuste, funcionalidades cobradas à parte | Várias unidades, demanda variável, necessidade de previsão e dados |
Nenhum modelo é o melhor em abstrato. O gratuito é uma decisão razoável para um ponto de atendimento simples; o hardware é insubstituível para quem atende um público que não usa celular. O erro é escolher pelo preço de entrada sem olhar a coluna do meio.
As linhas do custo total
Monte uma planilha com estas linhas para cada proposta e para o mesmo horizonte, por exemplo 36 meses:
- Assinatura ou licença, com o índice de reajuste previsto no contrato.
- Cobrança por volume, se houver: franquia incluída, preço acima da franquia e o que acontece em picos.
- Hardware: totem, impressora de bilhete, painel ou TV, botão de chamada. Compra, comodato ou aluguel? Quem repõe peça? Veja o que avaliar em impressora de senha e painel de senha.
- Implantação e configuração: cadastro de serviços, filas, guichês e regras de prioridade.
- Integração com o sistema que a operação já usa (prontuário, ERP, PDV): há API documentada? A integração é cobrada?
- Treinamento da recepção e dos atendentes, incluindo rotatividade.
- Suporte: horário, canal, prazo de resposta contratado.
- Custo de escalar: quanto custa a segunda, a décima e a centésima unidade.
- Saída: como os dados são exportados e o que acontece com o contrato se você quiser trocar de fornecedor.
Um sistema barato de entrada e caro de escalar perde, em três anos, para um mais caro de entrada e previsível por unidade. Só a planilha mostra isso.
A conta que falta: o custo de não ter sistema
A comparação de propostas costuma ignorar a outra coluna: o que a operação já paga hoje, sem pagar ninguém. Espera longa gera abandono, reclamação, no-show e hora ociosa de equipe. A página custo de filas no Brasil reúne dados sobre esse custo, e o guia de gestão de filas mostra como diagnosticar a sua operação.
O que importa, para a sua planilha, é medir três números antes de pedir proposta: tempo médio de espera, taxa de abandono e volume de atendimentos por dia e por unidade. Sem eles, nenhum fornecedor consegue dimensionar a proposta, e você não consegue saber se pagou pelo que precisava. Se a operação tem agenda, a taxa de no-show entra também. O artigo sobre KPIs de atendimento presencial explica como medir cada um.
Sistema de senha grátis: onde costuma haver limite
Existem planos gratuitos e soluções de código aberto, e para algumas operações eles bastam. Antes de escolher um, confirme:
- Quantos atendentes, guichês e unidades o plano gratuito permite.
- Se há previsão de tempo de espera ou apenas ordem de chamada.
- Se os relatórios e o histórico de atendimentos estão disponíveis, e por quanto tempo.
- Quem dá suporte quando a fila para, e em que horário.
- Onde os dados dos clientes ficam armazenados e quem responde por eles, o que importa para a LGPD.
- O que muda de preço quando a operação cresce.
Se todas as respostas forem “não me afeta”, o gratuito é uma escolha legítima. Se uma delas incomodar, ela é a linha que vai aparecer no custo total.
Dez perguntas para o fornecedor antes de comparar
- O que está incluído na mensalidade, item por item?
- Como é cobrado o volume acima da franquia?
- O hardware é comprado, alugado ou cedido em comodato? Quem substitui peça?
- A integração com meu sistema atual é feita por API documentada? Tem custo?
- Qual é o prazo de implantação e o que ele exige da minha equipe de TI?
- Qual é o suporte contratado: horário, canais e prazo de resposta?
- De quem são os dados e como eu os exporto se sair?
- Os relatórios são padrão ou cobrados à parte?
- Qual é o prazo do contrato, a multa de saída e o índice de reajuste?
- Quanto custa adicionar uma unidade?
Propostas que respondem às mesmas dez perguntas são comparáveis. As que evitam alguma delas mostram onde o custo costuma se esconder.
Como a Filazero cobra
O modelo do Filazero Core é de bilhetagem por uso: cobrança por atendimentos concluídos, em franquias mensais, tratada como despesa operacional e não como investimento em equipamento. O hardware entra como complemento, conforme a necessidade da operação, como no caso de totem e painel, cujo papel está descrito no comparativo entre totem de senha e fila virtual. Para estimar o efeito na sua operação, a calculadora de ROI do Core faz uma projeção anual a partir de no-show, horas operacionais e infraestrutura de espera. É uma projeção, não uma promessa: o resultado depende da linha de base de cada operação. Para conhecer a categoria antes de comparar fornecedores, comece pelo guia o que é fila virtual.
Perguntas rápidas
Existe sistema de senha grátis?
Existem planos gratuitos e soluções de código aberto. A questão é o que cada um limita, como usuários, unidades, previsão, relatórios, suporte e hospedagem, e o que muda de custo quando a operação cresce.
Totem de senha é mais caro do que fila virtual?
Depende do horizonte e do número de unidades. O totem concentra o custo no início e se multiplica por unidade; a fila virtual em nuvem distribui o custo ao longo do tempo. A comparação correta é feita pela planilha de custo total, e não pelo preço do equipamento.
Como estimar o volume para pedir uma proposta?
Registre por quatro semanas quantos atendimentos há por dia, por unidade e por faixa horária, e qual é o tempo médio de espera. Esses números dimensionam a franquia, o hardware e a implantação.
Conclusão
Comparar sistema de senha pelo preço de entrada é comparar a parte menor da conta. O que decide é o custo total no horizonte de três anos, medido com a mesma planilha e as mesmas dez perguntas para todos os fornecedores, contra o custo que a operação já paga hoje sem nenhum sistema.
Se você já tem os números de espera e de volume da sua operação, comece um piloto de 4 semanas em 1 unidade, sem compromisso.
